Microsoft Project e JIRA: migrare o integrare ?

È una domanda ricorrente alla quale rispondo in modo schietto. Parlo a ragion veduta di Microsoft Project per avere iniziato ad usarlo “per necessità” fin dal 1991 nella sua versione per Apple Macintosh (in realtà Project venne rilasciato nel 1984, ma vi rimando a Google e a Wikipedia per la “storia” del prodotto, che come tanti altri di casa Microsoft NON è stato inventato dai programmatori di Bill Gates ma era il prodotto di una software house indipendente poi fagocitata).

Microsoft Project è un programma ancora molto diffuso, occorre ammetterlo, ma rappresenta un modo di gestire i progetti che andava bene prima dell’era di Internet. Poi, basti pensare che la rappresentazione delle attività mediante un diagramma di Gantt risale al 1917.

Un diagramma di Gantt permette dunque la rappresentazione grafica di un calendario di attività, utile al fine di pianificare, coordinare e tracciare specifiche attività in un progetto dando una chiara illustrazione dello stato d’avanzamento del progetto rappresentato.

Le applicazioni più moderne per il Project Management espongono oramai una interfaccia utente basata sulla metafora del Web e consentono chi più chi meno, l’aggiornamento in tempo reale dello stato delle attività.

Atlassian JIRA è una di queste applicazioni. Anzi, a mio modesto parere è l’applicazione più idonea a sostituire del tutto l’antiquato Microsoft Project.

Sì, parlo di sostituzione e non di “integrazione”, perché una domanda che faccio sempre ai miei clienti quando mi chiedono se JIRA “supporta” l’integrazione con Microsoft Project è: “hai veramente bisogno di integrare i due prodotti?” e subito dopo: “hai veramente bisogno di esportare e/o importare le attività da / verso JIRA per trattarli con Microsoft Project solo per ottenere una rappresentazione di Gantt?”.

Cosa offre di base Microsoft Project?

  • Tracking
  • diagrammi di Gantt
  • pseudo gestione delle risorse umane

Abbastanza poco rispetto a quello che può invece diventare JIRA quando viene abbinato ad esempio a BigPicture:

  • Tracking (in tempo reale);
  • Roadmap (in tempo reale);
  • diagrammi di Gantt;
  • piena gestione delle risorse umane;
  • piena gestione dei team;
  • mappatura dei rischi (in tempo reale);
  • pieno supporto alla metodologia Agile SAFe.

È lo stesso ragionamento che potete fare quando comparate Microsoft Outlook con Google Mail… Quale dei due è il più economico ? Quale dei due è il più efficiente ? Quale dei due è il più facile da usare ?

Un altro esempio: prima dell’invenzione dei Google Sheets, era “naturale” pensare ad un foglio di calcolo elettronico usato da una sola persona e poi condiviso con gli altri collaboratori tramite posta elettronica, e spendere molto tempo per “allineare” le versioni con tutte le modifiche eventualmente apportate.

Lo stesso vale tra Microsoft Project e JIRA. Quindi coraggio: mollate Microsoft Project e venite a lavorare nel futuro-presente.

Il primo innegabile vantaggio sarà quello che smetterete di sperperare il tempo in travasi continui di informazioni da Microsoft Project con esportazioni in file CSV o in formato Microsoft Excel per importarli verso JIRA e viceversa quando dovrete collaborare con il vostro Team, magari distribuito su più sedi geografiche.

C’è già tutto quello che vi serve in JIRA e BigPicture lo completa perfettamente.

Parliamo adesso dei costi.

Anche sommando i costi di una configurazione base di JIRA e quella del plugin aggiuntivo BigPicture probabilmente spenderete ancora meno che configurare una soluzione con Microsoft Project.

A marzo 2018 una licenza per utente singolo di Microsoft Project costa circa 500 euro.

JIRA in versione server per 10 utenti costa 10 euro circa; BigPicture per 10 utenti costa 10 euro circa, arrotondando per eccesso. Totale 20 euro circa, diciamo 2 euro per utente.

Quindi 2 euro contro 500: dovrebbe bastare solo questo aspetto per convincervi a lasciare perdere per sempre Microsoft Project in favore di JIRA.

JIRA viene concesso in licenza per utente, mentre Microsoft Project viene generalmente concesso in licenza per installazione.

La proposta di Atlassian rimane ancora la più economica (generalmente sono necessarie meno licenze di JIRA rispetto ad una eguale configurazione con Microsoft Project).

Inoltre, JIRA si basa sulla metafora del web, quindi funziona su tutti i principali sistemi operativi: da quelli Apple a quelli di Microsoft ovviamente, passando per Unix e Linux. Microsoft Project funziona SOLO sul sistema operativo della casa di Redmond.

Avete provato ad aprire un file in formato MS Project 2010 con Microsoft Project 2007 ? Un delirio. E se la versione di MS Project fosse la 4.0 la ’98 o quella 2002/2003… ?

JIRA non ha limitazioni di versione, un punto ulteriore a suo favore.

Come si differenzia JIRA rispetto a prodotti come Asana, Rally, Pivotal Tracker o lo stesso Trello (da poco accasatosi in Atlassian) ?

Se dovessi citare le tre caratteristiche più distintive di JIRA rispetto al resto, direi:

  • JIRA ha fatto passi da gigante rispetto ai concorrenti, è il software più personalizzabile ed è più completo rispetto a Trello;
  • supporta le principali metodologie di Project Management: Agile Scrum, Kanban, ScrumBan;
  • JIRA può contare su un marketplace di componenti aggiuntivi molto vasto che lo completano secondo le specifiche esigenze.

Per rispondere alla domanda iniziale quindi, proprio l’ultimo aspetto è quello che vi suggerisce che migrare in modo definitivo è la soluzione migliore.